Было такое дело.
Я с ними общался по английски, они прислали все на немецком,по моей просьбе.
Текст сейчас найду и выложу, основные моменты такие:
Мы, такие-то подтверждаем, что господа такие-то (обязательно фамилии и номера паспортов), зарезервировали номер (аппартаменты ) в нашей гостинице (доме) на период от-до. Мы также подтверждаем, что 100% предоплата за жилье в сумме такой-то получена на наш расчетный счет такой-то в таком-то банке. Подпись, печать.
Знаю случаи, когда без суммы или без печати подтверждения не принимали. вообще тема мусолилась на авто.ру в конфе Г.Л.